Press tour è un evento di PR per professionisti dei media: obiettivi ed esempi

2024 Autore: Henry Conors | [email protected]. Ultima modifica: 2024-02-12 09:05

I media sono il modo più sicuro e veloce per diffondere informazioni. L'unica domanda è come attirare l'attenzione di giornalisti onnipotenti sull'impresa, prodotto o servizio pubblicizzato. Ci sono vari modi, tra i quali un fenomeno come un tour stampa è comune. Questo è uno dei trucchi più efficaci che porta buoni risultati.

Press tour - ferie pagate per un giornalista

Molte aziende e aziende organizzano vari tipi di eventi per gli operatori dei media a scopo promozionale. Un press tour è un viaggio organizzato per giornalisti, durante il quale vengono a conoscenza delle caratteristiche della produzione. Un elemento importante di un tale evento è la presenza di un'occasione informativa, qualcosa di nuovo e insolito che può attirare l'attenzione dei media.

Chi paga tutto questo?

Di solito questo evento è interamente pagato dalla società organizzatrice. A volte gli editori rimborsano una partespese, ad esempio, se ritiene che la partecipazione a un viaggio fornirà informazioni utili. Un tour stampa per i giornalisti è una buona opportunità per ampliare i propri orizzonti professionali, ottenere nuove e interessanti informazioni, nonché rilassarsi e chiacchierare in un ambiente informale, fare nuove conoscenze.

Perché spendere soldi e pagare i giornalisti per le vacanze?

Organizzando viaggi di studio per addetti stampa, le imprese perseguono determinati obiettivi. Tra gli obiettivi principali del tour stampa ci sono i seguenti:

Pubblicità aziendale - per mostrare al grande pubblico il lavoro dell'impresa dall'interno. Ciò consente non solo di promuovere l'azienda, ma anche di aumentare la fiducia dei potenziali consumatori.
Dimostrazione di innovazione: familiarizzare il pubblico con le caratteristiche di un nuovo prodotto o di una tecnologia migliorata.
Risposta dei media – Al termine del tour stampa, gli organizzatori attendono con impazienza le pubblicazioni dei giornalisti, in cui parlano del nuovo prodotto e descrivono le loro impressioni sul viaggio. Naturalmente, queste recensioni non sono sempre positive. Ecco perché l'organizzazione di un tour stampa per i media dovrebbe essere affrontata con cura.

Tipi di promozione

Il tour stampa può essere suddiviso nei seguenti tipi:

Open Days - solitamente organizzati da aziende e imprese piuttosto chiuse. Possono essere realizzati sia con una certa frequenza (ad esempio ogni anno alla stessa ora) sia legati a innovazioni specifiche (nuoveattrezzature, personale, tecnologia migliorata). Gli open day durano uno o più giorni, tutto dipende dalle dimensioni dell'organizzazione e dal numero di visitatori. La loro struttura è sostanzialmente la stessa: nella prima parte, ufficiale, agli ospiti vengono raccontate le caratteristiche dell'impresa. La seconda parte è una visita guidata in cui i visitatori possono vedere con i propri occhi il lavoro e le realizzazioni speciali dell'azienda.
Visita sul campo: questo tipo di tour stampa è organizzato direttamente per i giornalisti. Per le nuove imprese, questa è una grande opportunità per farsi conoscere dalla stampa, per informare il pubblico sulla loro esistenza.
Viaggiare è forse il tipo di tour stampa più divertente per i giornalisti. Molto spesso le aziende organizzano passeggiate di un giorno o più lunghe sull'acqua o sulla terraferma. Un'atmosfera rilassata ed emozioni positive stabiliscono relazioni amichevoli tra gli organizzatori e la stampa, il che contribuisce a recensioni e recensioni positive.

Chi organizza tour stampa?

Il tour stampa è principalmente un evento promozionale. Qui è molto importante prendere in considerazione tutte le sfumature e i più piccoli dettagli, perché una piccola svista può minare in modo significativo la reputazione di un'organizzazione. Naturalmente, alcune aziende assegnano la responsabilità dell'organizzazione di un tour stampa ai propri dipendenti. Altri assumono specialisti in questo campo - dipendenti dei servizi di pubbliche relazioni. Il loro compito non è solo quello di organizzare con competenza un press tour, ma anche di accompagnare i giornalisti per tutta la sua durata.

Come faretour stampa riuscito?

L'organizzazione di un tour stampa è un processo che richiede molto tempo e richiede un'attenta preparazione preliminare. Qui ogni dettaglio è importante, tutto deve essere chiaramente pensato in anticipo, anche le situazioni più impreviste sono previste. È necessario creare tali condizioni in cui i giornalisti si sentano a proprio agio e liberi, perché dipende dalle loro impressioni se una recensione di un'azienda sarà buona o cattiva. Ecco perché il compito degli organizzatori non è solo quello di creare un'impressione piacevole dell'impresa, ma anche di soddisfare i bisogni e i desideri degli operatori dei media. Tutto questo dovrebbe essere preso in considerazione quando si pianifica un evento.

Fasi dell'organizzazione di un tour stampa

Sono:

Impostazione di compiti specifici da risolvere durante il tour stampa.
Selezione di un certo tipo di tour stampa.
Esposizione corretta di newsbreak.
Preparazione competente di un comunicato stampa - un materiale che contiene tutte le informazioni sull'azienda e le sue attività.
Determinazione del luogo dell'evento e del suo design. Se il tour stampa si svolgerà presso l'impresa, è necessario occuparsi della sicurezza e della pulizia delle apparecchiature, nonché del rispetto di varie norme e regolamenti. Il personale dovrebbe indossare un'uniforme da lavoro ordinata, dovrebbe essere preparato per eventuali domande da parte dei giornalisti. Nel caso di un convegno è necessario dotare la sala di tutto il necessario per una proficua comunicazione tra organizzatori e redazione.
Scegliere una sistemazione adatta per i giornalisti - gli ospiti dovrebbero sentirsi a proprio agiocondizioni, quindi dovresti prestare molta attenzione alla prenotazione di un hotel.

Scegliere il momento più favorevole: organizzare un tour stampa può coincidere con le date di uscita delle pubblicazioni chiave.
Progettare l'itinerario - non dovrebbe essere molto lungo, altrimenti gli ospiti saranno stanchi. È auspicabile aggiungere più intrattenimento per interessare i giornalisti. È inoltre necessario tenere conto di tutte le questioni organizzative. Se si presume che gli ospiti si muovano in modo indipendente, le fermate dovrebbero essere contrassegnate con determinati segni. Se viene organizzata un'escursione, dovresti pensare al trasporto e al tempo di raccolta, oltre a scegliere una guida professionista.
Crea un elenco di invitati: tutti gli ospiti ricevono inviti ufficiali, che devono essere inviati in anticipo. Anche se l'evento è aperto a tutti, gli operatori dei media dovrebbero essere avvisati separatamente. Per alcuni motivi, non tutti gli invitati potranno partecipare al tour stampa, ma potrebbero mostrare interesse. In questo caso, è necessario inviare tutti i documenti correlati per posta.
Preparazione dei materiali necessari: progettazione creativa del programma del tour stampa, vari opuscoli sulle attività dell'azienda, incluso un comunicato stampa, ecc.
Selezione di un moderatore qualificato - il suo compito è condurre conferenze e rappresentare l'azienda. È lui che racconta ai giornalisti le innovazioni che sono servite come occasione informativa per il tour stampa.
Preparazione di souvenir e regali a temaper i giornalisti - una sorta di bonus aggiuntivo alla fine, che aumenta l'umore e la fedeltà degli ospiti.

Alcune regole importanti

Durante l'evento PR, gli ospiti dovrebbero sentirsi a proprio agio e spensierati. Dovrebbero sentire che in qualsiasi momento saranno aiutati e risolveranno tutte le domande e i problemi. Giornalisti: gli ospiti sono molto esigenti e prestano molta attenzione anche ai più piccoli dettagli. Ecco perché vale la pena osservare alcune regole semplici, ma molto importanti:

Non lesinare su cibo, bevande, trasporti e hotel. Il tour stampa è rivolto ai giornalisti, quindi è necessario dare loro un'accoglienza decente.
Le condizioni di alloggio degli organizzatori non dovrebbero in nessun caso essere migliori di quelle degli ospiti - questo sarà immediatamente notato e, molto probabilmente, si rifletterà nelle recensioni.
È meglio avere rappresentanti della stampa e dell'azienda nelle vicinanze. Così avranno più opportunità di comunicare in un'atmosfera informale e rilassata, creare fiducia e ottenere più informazioni.
Si consiglia di dividere gli ospiti in piccoli gruppi se sono troppi. Ciascuno deve essere accompagnato da una scorta che aiuterà i suoi membri. In questo modo sarà molto più facile contattare i giornalisti.

Dalla teoria alla pratica

Come funziona in pratica il tour stampa? Come viene implementato esattamente il compito principale dell'evento: la diffusione delle informazioni sul produttore attraverso le pubblicazioni sui media? Queste domande possono essere viste chiaramente inuno dei momenti salienti del tour stampa.

Grande nave con enormi vendite

Nell'estate del 1997, un piccolo gruppo di giornalisti fu invitato a pranzo ea visitare la nave da crociera Grand Princess, che stava per essere varata ufficialmente. Dopo aver visitato la nave, recensioni e recensioni su di essa sono apparse in varie pubblicazioni, oltre che in televisione.

Il primo viaggio ebbe luogo nel maggio 1998, e vi furono solennemente invitati una quarantina di giornalisti. Dopodiché, i media hanno letteralmente urlato della grandiosa nave e di un meraviglioso giro su di essa. Poco dopo, la nave è stata visitata da molte celebrità. Sulla stampa sono state pubblicate interviste con loro, in cui hanno condiviso con il pubblico le loro impressioni sulla nave (ovviamente positive). La cerimonia di lancio della Grand Princess è stata trasmessa su Internet a un vasto pubblico online.

Come risultato di tutte queste lunghe ed elaborate acrobazie pubblicitarie, i biglietti per la prima crociera erano completamente esauriti tre mesi prima della partenza. La compagnia ha anche dovuto prenotare navi aggiuntive poiché la popolarità della crociera è salita alle stelle.

Grand Princess è diventata una delle navi da crociera più famose e popolari della storia. Tutto questo è merito non solo dell'equipaggio della nave, ma anche della competente diffusione delle informazioni al riguardo.