La gestione dei documenti è un collegamento importante nel lavoro d'ufficio

2024 Autore: Henry Conors | [email protected]. Ultima modifica: 2024-02-12 09:12

Il flusso di lavoro è inteso come le regole in base alle quali le soluzioni firmate vengono promosse all'interno di un'impresa o istituzione dal momento in cui vengono ricevute nell'archiviazione. La base di questo concetto è la ricezione di un documento, la sua considerazione, il trasferimento agli organi esecutivi, le misure organizzative per l'esecuzione, la certificazione, l'esecuzione, la conservazione.

Questo è un processo che tiene conto delle istanze del movimento del documento insieme alla velocità del suo movimento attraverso queste istanze. Il flusso documentale è un processo che deve essere correlato alle attività informative dell'apparato amministrativo, con la documentazione di ogni singola decisione, la conservazione dei documenti appena ricevuti.

Un numero enorme di carenze nelle attività di molti apparati amministrativi è legato proprio alla scarsa organizzazione della circolazione dei documenti. Ad esempio, il processo di diffusione di un documento di decisione di gestione dovrebbe comprendere tre componenti obbligatorie:

• supporto informativo per la decisione presa (questo include informazioni affidabili,confermando la correttezza della decisione);
• documentare la decisione stessa (documento normativo);
• controllo sull'attuazione (che include l'organizzazione del lavoro proposto, le modalità di completamento dell'attività, il rispetto delle condizioni e delle scadenze).

Come si evince dall'esempio precedente, il flusso di lavoro è la raccolta di informazioni sulla base delle quali verrà emessa una decisione amministrativa; predisposizione della decisione stessa, compresa la redazione, il coordinamento, la redazione fino all'approvazione. Tutte le fasi di cui sopra richiedono lo spostamento del documento non solo tra le divisioni strutturali dell'impresa, ma anche tra gli esecutori, dai tecnici, dagli specialisti, ai dirigenti. La conclusione di questo esempio è la seguente: maggiore è la velocità di spostamento del documento, maggiore è la qualità della sua esecuzione in ogni fase specifica, migliore è il processo di gestione dell'impresa nel suo insieme.

Il termine stesso è apparso in letteratura già negli anni '20. Quindi si è creduto che il flusso di lavoro fosse l'organizzazione del lavoro finalizzata alla costruzione razionale dell'apparato statale nel suo insieme, alla distribuzione delle responsabilità tra i vari esecutori e servizi. Nel 1931, l'Institute of Management Technology fece il primo tentativo di regolare i principi uniformi dell'organizzazione del lavoro d'ufficio. Sono state stabilite le regole in base alle quali devono essere eseguite l'accettazione e la consegna degli atti, le regole di esecuzione e il regolamento di sottoscrizione. Le seguenti fasi dello sviluppo economico hanno ricevuto una regolamentazione legislativa di un concetto comelavoro d'ufficio, in cui l'enfasi principale era sulle singole operazioni tecniche. Il programma di gestione dei documenti non era menzionato da questi atti legislativi, sebbene in re altà tutto si riducesse all'organizzazione della circolazione dei documenti. A partire dal 1974 viene firmato il principale documento che regola l'intero processo di gestione documentale, tuttora in vigore.

Questo atto legislativo è chiamato "Unified State Records Management System" (USSD), i cui paragrafi sono dedicati all'organizzazione del movimento dei documenti, ai metodi tecnologici del loro trattamento e alle regole di applicazione. Questa raccolta formula la regola di base: "Il flusso di documenti è il movimento operativo di un documento lungo il percorso più breve, inclusi i tempi e i costi di manodopera minimi". Solo applicando concretamente la norma approvata si può contare sul miglioramento della vita della popolazione del Paese, sulla crescita dell'economia dello Stato.

Per raggiungere questi obiettivi sono necessari leader intelligenti, disciplinati e responsabili, per i quali l'introduzione di un flusso di lavoro basato sulla USSD sarà una questione di onore e di coscienza.