L'attività del progetto ti consente di gestire nel modo più efficace il rapporto tra risorse disponibili, tempo e qualità del prodotto finale. Con l'aiuto di una pianificazione competente, è possibile attuare tempestivamente azioni di gestione correttiva in qualsiasi momento in ogni fase del ciclo di vita del progetto. L'uso di una metodologia adeguata consente di calcolare in anticipo il costo totale di produzione della documentazione tecnica, la durata media di attuazione e determinare i responsabili in ogni fase (struttura OBS, matrice RAM). È importante pianificare correttamente l'elenco completo dei lavori (costruire la base WBS del progetto) e la sequenza della loro attuazione (raffigurare la rete PDM). Dovrebbe essere individuata in anticipo una catena di compiti, il cui andamento dovrebbe essere controllato con la massima attenzione. Poiché non dispongono di una riserva, la durata totale della loro attuazione determina la durata totale del progetto (secondo il metodo del percorso critico).
Una significativa facilitazione della gestione è facilitata da uno strumento come la matrice di responsabilità (o lineareorario). È costruito sulla base di una struttura WBS pre-sviluppata (una base gerarchica per il lavoro svolto) e una struttura OBS (struttura organizzativa degli esecutori). Viene utilizzato per esercitare la leadership attraverso l'introduzione del principio di responsabilità (Principle Responsibility).
È necessario personalizzare ciascuno dei compiti contenuti nel programma secondo gli specialisti appropriati. Viene creata una matrice di responsabilità per il progetto: questa è una visualizzazione delle connessioni pianificate (il più delle volte - grafica). È rappresentato sotto forma di una tabella basata sulla base dei rapporti delle strutture WBS e OBS. Quindi il primo è rappresentato come le righe verticali della matrice e il secondo come le colonne orizzontali. Per ogni elemento WBS viene identificato un dipendente che ne coordinerà l'implementazione. Il segno corrispondente è posto all'intersezione delle due componenti.
La Matrice di Responsabilità, se eseguita correttamente, dovrebbe dare un'idea di chi gestisce l'esecuzione di ogni collegamento nella struttura gerarchica di livello inferiore. Solo una persona può essere responsabile dell'esecuzione di uno qualsiasi degli elementi WBS. Ma l'avanzamento di diverse componenti del lavoro può essere controllato da una sola persona.
RAM - è così che viene brevemente indicata la matrice di responsabilità del progetto (Matrice di assegnazione della responsabilità) - la distribuzione della rendicontazione e delle responsabilità sotto forma di tabella. Per un programma ben organizzato, va osservata la regola che l'esecuzione di qualsiasigli obiettivi erano controllati da un determinato organo di governo. Ad esempio, il project manager - la missione (tutti i compiti), gli esecutori responsabili - i singoli elementi, ecc. In questo modo, infatti, si costruisce un albero degli obiettivi. Deve corrispondere all'ordine della divisione della struttura, a cui è affidata l'attuazione dell'idea. Le responsabilità funzionali di tutte le persone coinvolte nel lavoro pianificato sono determinate dalla matrice delle responsabilità. Serve a specificare una serie di attività e le persone sono personalmente responsabili della loro attuazione.
Il software dedicato semplifica la preparazione del progetto. Con il suo aiuto, puoi creare strutture WBS e OBS, elenchi di lavori con organizzazione per fasi e controllo molto più velocemente. Viene creata la stessa matrice di responsabilità RAM, ma in una forma più dettagliata. Così, senza indebito sforzo, è possibile ottenere le tabelle necessarie negli appositi pacchetti software. E inoltre, se necessario, modificare rapidamente qualsiasi dato sul progetto, ricevendo contemporaneamente la visualizzazione grafica aggiornata.
