Il verbale della riunione è un documento che riflette tutte le decisioni importanti di questo evento. La sua errata redazione, sia nel senso che nell'esecuzione, può comportarne l'impugnazione da parte dei partecipanti all'assemblea. Inoltre, esiste il potenziale pericolo di prendere decisioni gestionali errate se il verbale della riunione di produzione contiene informazioni distorte. Una serie di semplici consigli ti aiuterà a organizzarlo correttamente.
Il testo di questo documento di solito contiene due parti: introduttiva e principale. Il verbale della riunione (la sua prima metà) contiene una descrizione dei parametri principali dell'evento: cariche, nome completo. membri, presidente e segretario. Quando uno dei presenti ha uno status speciale (invitato, esperto, osservatore, ecc.), anche questo viene annotato nel documento. Se alla riunione hanno partecipato molte persone, il verbale della riunione potrebbe contenere dati su di loroun foglio a parte, appendice inseparabile del documento. La parte introduttiva si conclude con l'ordine del giorno, che contiene un elenco delle questioni in esame. È auspicabile disporli in ordine di importanza, ma potrebbero esserci altri fattori che influiscono sul posto nell'elenco delle domande. Ad esempio, la struttura dell'ordine del giorno può dipendere dal rapporto logico di parte dei suoi temi o dall'impiego delle persone che partecipano all'evento. Il documento stesso è redatto su carta intestata dell'organizzazione (la sua divisione), deve essere indicato quando si è svolto l'incontro.
Il verbale della riunione nella parte principale deve corrispondere alla parte introduttiva. In particolare, i suoi punti dovrebbero seguire lo stesso ordine dell'ordine del giorno. L'algoritmo per la costruzione di un testo che registra le informazioni su ciascun punto all'ordine del giorno è il seguente: "ascoltato", "parlato", "deciso". La regola principale quando si scrive questa parte del protocollo è che non dovrebbe trasformarsi in una sorta di trascrizione.
In particolare, il sottoparagrafo "ascoltato" descrive chi è stato il relatore principale sulla questione, cosa ha proposto alla fine del suo intervento. Secondo i relatori, viene indicato anche chi ha detto ciò che ha proposto. La decisione fissa la posizione finale della maggioranza dei partecipanti alla riunione. Se è stato adottato votando, viene indicato quante persone erano favorevoli, quante erano contrarie, nonché il numero delle astensioni. A seconda dell'importanza delle questioni discusse, può essere elencato il nome completo. persone che hanno preso una posizione o l' altra.
Il verbale dell'adunanza è redatto dal segretario, l'atto stesso è firmato dall'esecutore testamentario e dal presidente dell'adunanza. La fonte di informazioni per la sua compilazione sono le bozze scritte a mano, le registrazioni effettuate utilizzando un registratore vocale, le trascrizioni. Qualora la risoluzione di questioni individuate in assemblea richieda l'autorizzazione di un funzionario superiore che non ha partecipato all'assemblea, può essere altresì prevista l'approvazione delle decisioni di tale capo. Un protocollo firmato e registrato può essere inviato come documento unico o come estratto ai funzionari che sono coperti solo da una parte delle domande.
