La parola protocollo è sulla bocca di tutti. Gli impiegati lo sentono regolarmente durante le riunioni, gli agenti di polizia lo utilizzano nelle loro attività professionali, i capi di stato e i diplomatici sono costretti ad attenersi alle regole da lui dettate. Che cos'è un protocollo? Lo scopriremo di seguito.
Significato del protocollo
Come molti altri termini, questa parola ha diversi significati. Tutto dipende dal campo di attività in cui viene applicato il concetto desiderato. Quindi, diamo un'occhiata alle situazioni più comuni in cui è consuetudine parlare del protocollo.
Quando si tratta dell'ambiente aziendale, il protocollo è un documento che descrive l'evento in corso (riunione, riunione, consiglio di amministrazione, ecc.).
Abbiamo già parlato sopra della polizia, che spesso redige anche un documento simile. In questo caso, è implicita l'accertamento del fatto di un reato o di un reato.
Nel formato internazionale, il protocollo è un insieme di regole che dovrebbero essere seguite durante gli incontri ufficiali tra funzionari governativi e figure diplomatiche. Ad esempio, esiste un protocollo di riunioni dei capistati o facendo una visita al Presidente.
Tuttavia, in questo articolo ci concentreremo sul concetto di protocolli aziendali.
Minuti della riunione
Le riunioni di lavoro sono parte integrante di tutti i processi in un ambiente aziendale. Possono svolgersi d'ufficio, tenendo conto dell'orario stabilito e solo in ufficio. Anche le date di lavoro informali sono molto popolari. Nel secondo caso, puoi fare a meno della conferma del protocollo della conversazione. Se la riunione è ufficiale, deve essere scritta in conformità con tutte le regole.
Il verbale è tenuto dal segretario o da altra persona con tale autorità. Per stare al passo con il flusso della conversazione, cerca di elaborare un elenco approssimativo di questioni che verranno discusse durante la riunione. Sarebbe anche utile avere un registratore vocale per non perdere i dettagli, perché il protocollo è una descrizione molto dettagliata di un evento aziendale.
I nomi dei presenti e degli assenti devono essere registrati. Per te stesso, puoi prendere appunti sulla posizione di tutti coloro che sono venuti alla riunione per indicare la paternità di determinate parole senza errori.
All'inizio di ogni riunione, viene determinato l'ordine in cui verranno esaminate le domande, assicurati di scriverlo alla lettera.
Se c'è stata una votazione alla riunione, indicane i risultati (quante persone hanno votato "per" e quante hanno votato "contro"). Nel caso in cui i presenti in assemblea fossero in numero ristretto, hai la possibilità di segnare anche i nomi e cognomi di tutti coloro che hanno votato.
Non tardarearchiviando il protocollo nel dimenticatoio, perché durante questo periodo puoi dimenticare i dettagli della riunione.
Verbale di negoziazione
Le trattative differiscono da un normale incontro di lavoro in quanto di solito discutono di una o un paio di questioni che svolgono un ruolo importante per entrambe le parti. In questo caso, il protocollo è un'opportunità per registrare tutte le sfumature della conversazione e le esigenze delle parti. La questione in esame non viene sempre risolta immediatamente dopo le prime negoziazioni, quindi i direttori o altri dipendenti hanno bisogno di tempo e informazioni complete sulla riunione.
Il protocollo di negoziazione è redatto secondo lo stesso principio di qualsiasi documento commerciale.
È necessario indicare la data dell'evento descritto, il numero del documento e la versione integrale del titolo. Segue un'introduzione, che indica necessariamente l'elenco dei presenti e le principali tematiche di discussione.
Nella parte principale, le informazioni sono solitamente suddivise in tre parti: “Ascoltato”, “Parlato”, “Deciso”. Nella versione integrale del protocollo, le parole di tutti i parlanti sono citate testualmente. In alcuni casi viene emesso anche un estratto del protocollo, duplicandone una certa parte.
